学校法人桐朋学園では、教育・研究、事務等の諸活動において、多くの個人情報を取り扱っております。学生、生徒、児童、園児をはじめその保護者、そして教職員等、学園にかかわる方々の個人情報を慎重に取り扱い、適切に保護、管理することは、教育機関としての本法人の社会的責務であると認識しております。
この責務を果たすため、本法人は、個人情報保護法及びその他の規範を遵守するとともに、以下に掲げる方針のもと、個人情報の適切な保護、管理を実行いたします。

1. 個人情報の取得

個人情報の取得に際しては、利用目的を特定のうえ、これを明示し、適法かつ公正な方法により、原則として直接本人から取得します。

2. 個人情報の利用

個人情報は、取得の際に明示した利用目的の範囲内で利用いたします。本人の同意を得ないで、目的外での利用はいたしません。

3. 個人情報の保護、管理

個人情報の正確性及び安全性を確保するために、安全管理対策を講じ、個人情報の漏えい、改ざん、紛失等を防止します。
本法人は、各部門各機関に「個人情報保護管理責任者」を置き、個人情報の保護、管理について、責任の所在を明確にしております。個人情報の取扱いは、その権限を付与された教職員のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて取り扱うものとします。なお、個人情報を取り扱う教職員であるか否かにかかわらず、学園に勤務する全ての者に必要かつ適切な監督を行い、加えて、教育・研修等の機会を通して意識の啓発に努めます。個人情報に関する業務を外部に委託する場合は、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、契約書を取り交わすなど、必要かつ適切な措置を講じます。

4. 個人情報の第三者への提供

原則として、法令に定める場合等を除き、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に個人情報を提供することはいたしません。なお、第三者に個人情報を提供する場合には、提供先においてその安全管理が図られるよう、契約書を取り交わすなど、必要かつ適切な措置を講じます。

5. 個人情報の開示、訂正、利用停止、削除等の請求並びに不服の申立て

各機関の「個人情報保護管理責任者」は、開示、訂正、利用停止、削除の請求等に関しては、本人であることの確認をしたのち、速やかに対応いたします。

6. 個人情報に対する保護、管理体制の継続的改善

個人情報保護の重要性を、本法人の役員をはじめ学園に勤務する全ての者に周知徹底するとともに、今後も本方針に則り、保護・管理の体制を見直し、改善、向上に努めます。